Belgische B2B e-facturatieverplichting 2026: wie moet voldoen
De Belgische e-facturatieverplichting vanaf 1 januari 2026: wie valt eronder, wie niet, waarom verzenden én ontvangen beide tellen, en waarom een PDF niet volstaat.
Bijgewerkt
- België
De Belgische e-facturatieverplichting start op 1 januari 2026. Btw-plichtigen gevestigd in België moeten voor binnenlandse B2B gestructureerde elektronische facturen verzenden én ontvangen. Een PDF in een e-mail is die factuur niet.
België gebruikt Peppol als netwerk. Deze pagina gaat alleen over scope. Live-stappen staan in de checklist 2026. Boetes staan in boetes e-facturatie. Particulier versus onderneming: B2B vs B2C.
Wanneer het geldt
| Vraag | Praktisch antwoord |
|---|---|
| Startdatum | 1 januari 2026 voor de kernverplichting binnenlandse B2B |
| Wie | Btw-plichtigen gevestigd in België |
| Transactie | Binnenlandse B2B tussen partijen in scope |
| Document | Gestructureerde e-factuur (doorgaans via Peppol) |
| Richting | Verzenden én ontvangen tellen beide |
- Gestructureerde e-factuur
Een door software leesbare factuur (geen PDF-pagina) die de boekhouding van de klant kan inboeken zonder overtypen. In Belgische B2B reist die meestal via Peppol.
Wie valt eronder
U bent typisch in scope als dit allemaal klopt:
- U bent een btw-plichtige gevestigd in België.
- De klant is ook een Belgische btw-plichtige die onder de verplichting valt.
- Het document is een factuur (geen offerte of leverbon).
De rechtsvorm maakt geen uitzondering. Een BV, een zelfstandige en een btw-plichtige vzw volgen dezelfde kanaalregel zodra ze B2B in scope factureren.
In de praktijk: een Peppol-identiteit, de capaciteit om geldige gestructureerde facturen te verzenden, de capaciteit om te ontvangen van leveranciers, en processen die finance weerhouden stilzwijgend terug te vallen op PDF-alleen.
Ontvangen is geen extraatje. Leveranciers sturen gestructureerd. Klanten verwachten u op het netwerk.
Wie valt erbuiten
Deze stromen vallen meestal buiten de kernverplichting. Ze kunnen nog steeds een correcte btw-factuur vragen:
- B2C-verkopen aan particulieren (kanaalsplit)
- Een tegenpartij die geen Belgische btw-plichtige in de zin van de verplichting is (buitenlandse wederpartij)
- Documenten die geen facturen zijn (offertes, orderbevestigingen, leverbonnen)
- Een gepubliceerde vrijstelling of overgangsregel van de wetgever of FOD Financiën
Verzin geen uitzondering « kleine factuur ». Het bedrag vervangt de kanaalregel niet.
De vrijstellingsregeling wijzigt vaak de verzendkant. Ze stopt in-scope leveranciers niet om u Peppol-facturen te sturen. Eerst ontvangen: btw-vrijstelling en Peppol-ontvangst.
Verzenden en ontvangen
| Capaciteit | Waarom ze in de verplichting zit |
|---|---|
| Gepubliceerde deelnemersidentiteit | Tegenpartijen kunnen u vinden |
| Uitgaande gestructureerde facturen | U dekt de verzendkant |
| Inkomende routing naar boekhouding / AP | U verwerkt wat leveranciers sturen |
| Bewaring van het elektronische origineel | Audittrail van het gestructureerde bestand |
Kunnen verzenden met een dode inbox is niet klaar. Kunnen ontvangen en toch PDF's mailen naar Belgische bedrijfsklanten evenmin.
Voorbeeld
Atelier Nord BV is btw-plichtig in Brussel.
- Het factureert een Belgische BV voor een winkelinrichting. Die factuur moet als gestructureerd Peppol-document vertrekken. Een PDF-kopie voor de werfleider mag; PDF alleen niet.
- Het factureert een gezin voor een herstelling. Dat is B2C. De verplichting dwingt geen Peppol.
- Een Belgische houtleverancier factureert Atelier Nord. Atelier Nord moet bereikbaar zijn en het gestructureerde origineel inboeken.
Dezelfde week gebruikt dus twee uitgaande kanalen (Peppol voor de BV, consumentenproces voor het gezin) en één inkomend Peppol-pad.
FAQ
Is e-facturatie in België verplicht?
Ja voor binnenlandse B2B vanaf 1 januari 2026, voor btw-plichtigen gevestigd in België. Verzenden én ontvangen. Peppol is het gebruikelijke netwerk.
Wie moet voldoen aan de e-facturatieverplichting 2026?
Btw-plichtigen gevestigd in België wanneer zij andere Belgische btw-plichtigen in scope factureren. Randgevallen (vestigingen, regimes) met de boekhouder en FOD Financiën bevestigen.
Wie valt buiten de verplichting?
Typisch: B2C, tegenpartijen die niet onder de Belgische gestructureerde verplichting vallen, en documenten die geen facturen zijn. Alleen gepubliceerde vrijstellingen. Zie B2B versus B2C voor het kanaal.
Moet ik verzenden én ontvangen?
Ja voor partijen in scope. Alleen kunnen verzenden zonder werkende ontvangst (of omgekeerd) laat een capaciteitsgat.
Volstaat een PDF-factuur?
Nee voor binnenlandse B2B in scope. Een PDF mag als leesbare kopie meereizen. De verplichting gaat over gestructureerde data die de software van de koper kan inboeken.
Wat als ik niet klaar ben?
Ontbrekende verzend- of ontvangstcapaciteit is het risicospoor in het artikel over boetes. Sluit het gat en bewaar bewijs van registratie, aflevering en archief.