Offerte naar factuur
Belgische commerciële levenscyclus van offerte-aanvaarding via levering tot Peppol-factuur: gates, nummering, voorschotten en correcties zonder documenttypes te herdefiniëren.
Bijgewerkt
- België
Offerte naar factuur is de Belgische operationele sequentie: offerte, aanvaarding, levering, factuur, daarna creditnota indien nodig. Een offerte is geen btw-factuur. Peppol start bij de factuur (en creditnota), niet bij het aanbod. Een overgeslagen gate of te vroege conversie veroorzaakt de meeste B2B-btw- en Peppol-fouten.
Voorbeeld
Atelier Nord stuurt offerte O-2026-88 voor een keuken. De klant tekent en betaalt 30% voorschot: voorschotfactuur F2026-010 gaat via Peppol. Na oplevering factureert eindfactuur F2026-041 het restant. Een scopeverlaging na verzending is een creditnota, geen bewerkte PDF.
Draai de cyclus als gates, niet als definities
Dit artikel is de operationele sequentie: offerte → aanvaarding → levering → factuur → (optioneel) creditnota. Het herdefinieert niet wat elk document is. Voor rollen en Peppol: Factuur, creditnota en offerte. Voor veldcompleetheid: Wettelijke vermeldingen.
De meeste Belgische btw- en Peppol-fouten komen door een overgeslagen gate of te vroege conversie.
Levenscycluskaart
| Gate | Klaar wanneer | Bewaar | Peppol? |
|---|---|---|---|
| 1. Offerte | Aanbod verstuurd met geldigheid + duidelijke scope | Offerte-ID buiten factuurreeks | Nee |
| 2. Aanvaarding | Schriftelijk ja / IO / portaalbevestiging gelogd | Aanvaardingsdatum + IO-ref | Nee |
| 3. Levering | Goederen verzonden of mijlpaal goedgekeurd | Leverings- / urenbewijs | Nee |
| 4. Factuur | Uitgereikt op werkelijke levering (of geldig voorschot) | Factuurnummer + gestructureerde payload | Ja wanneer mandaat / koper vereist |
| 5. Correctie | Bedragen wijzigen na verzending | Creditnota gekoppeld aan factuur | Ja (zelfde rail) |
Gate-discipline die schaalt
Aanvaarding vóór conversie. Mondeling « ok » volstaat niet bij geschillen. Log wie, wanneer, en elke IO. Aanvaarding vervangt geen factuur: een voorschot bij ondertekening vraagt een voorschotfactuur, geen hernoemde offerte.
Factureer wat geleverd is. Converteer vanuit aanvaarde offerte + leveringsdata. Bij scopedrift: commercieel spoor bijwerken (herziene offerte / change order) vóór uitgifte. Materiële mismatches tussen offerte- en factuurlijnen veroorzaken AP-afwijzing en auditruis.
Peppol alleen bij factuur (en creditnota). Offertes blijven in e-mail, PDF of CRM. Vanaf 1 januari 2026 moeten veel binnenlandse Belgische B2B-facturen gestructureerd via Peppol; wacht niet tot u maanden niet-conforme PDF's als « facturen » hebt. Zie de Belgische e-facturatieverplichting (2026).
Nummering over de pipeline
| Document | Reeksgewoonte | Anti-patroon |
|---|---|---|
| Offerte | Geprefixte codes (O-2026-0042) | Delen van de factuurteller |
| Factuur | Eén gap-vrije reeks per rechtspersoon | Bewerken / hernummeren na verzending |
| Creditnota | Aparte reeks, billing reference naar factuur | Informele e-mailkorting |
Belgische teams houden offertes vaak visueel apart (O-… vs 2026/0042) zodat finance en klanten het btw-bindende document herkennen.
Voorschot en gedeeltelijke facturatie
| Patroon | Wanneer | Let op |
|---|---|---|
| Voorschotfactuur | Depot bij aanvaarding | Het is een factuur (btw-timing), geen offerte |
| Mijlpaal / gedeeltelijke factuur | Contract laat progressieve facturatie toe | Lijnen afstemmen op goedgekeurde mijlpalen |
| Eindfactuur | Resterend saldo na oplevering | Trek reeds gefactureerde voorschotten af; factureer niet opnieuw de volledige offerte |
Na verzending: crediteren, niet herschrijven
Na uitgifte (zeker via Peppol) wijzigen bedragen alleen via een creditnota en desnoods een gecorrigeerde factuur. Details: Creditnota's op Peppol.
Minimale runbook
- Offerte met geldigheid en scope
- Aanvaarding + IO registreren
- Levering intern bevestigen
- Factuur genereren uit aanvaarding + levering (niet uit een verouderde offerte alleen)
- Via Peppol versturen wanneer verplichting of koper dat eist
- Corrigeren met creditnota + heruitgifte, nooit door geschiedenis te bewerken
- Btw-factuur
Formeel facturatiedocument dat een levering registreert, betaling vordert en voor btw-plichtigen als primair btw-bewijs dient. Verschilt van een offerte of pro forma.
FAQ
Is een getekende offerte een btw-factuur?
Nee. Een offerte is een commercieel aanbod. De btw-factuur volgt na aanvaarding en levering, of als geldig voorschot.
Wanneer geldt Peppol in deze workflow?
Bij factuur en creditnota, wanneer de verplichting of de koper gestructureerde verzending eist. Offertes blijven buiten Peppol.
Mag ik een offertenummer tot factuurnummer maken?
Nee. Houd een offertereeks en een gap-vrije factuurreeks. Deel de factuurteller niet met offertes.
Wat als een voorschot bij ondertekening verschuldigd is?
Reik een voorschotfactuur uit, geen hernoemde offerte. Verreken het restant op de eindfactuur.
Mag ik een factuur bewerken na Peppol-verzending?
Nee. Corrigeer met een creditnota en desnoods een nieuwe factuur. Stille PDF-edits breken openstaande posten.