Facturatieprogramma of e-facturatiesoftware kiezen in België
Criteriachecklist voor een facturatieprogramma in België in 2026: verzenden en ontvangen, Peppol-klaar versus PDF, online of offline, gecertificeerd toegangspunt, prijs. Geen productranking.
Bijgewerkt
- België
Een facturatieprogramma in België, voor e-facturatie 2026, moet gestructureerde facturen verzenden én ontvangen (in de praktijk via Peppol), niet alleen een PDF maken. Deze pagina is een koperschecklist: capaciteiten, geen logo's.
Scope: Belgische e-facturatieverplichting 2026. Gateway: Peppol-toegangspunt. Aanmelden: Peppol-registratie in België.
Wat er in 2026 veranderde
Sinds 1 januari 2026 moeten veel Belgische btw-plichtigen gestructureerde elektronische facturen uitwisselen voor binnenlandse B2B. Alleen een PDF per e-mail voldoet niet meer voor die stromen. Verzenden én ontvangen tellen beide.
| Voor 2026 (vaak) | Vanaf 2026 (B2B in scope) |
|---|---|
| PDF-e-mail volstond tussen kmo's | Gestructureerde factuur (UBL / Peppol BIS), via het netwerk |
| Ontvangst = bijlage in de mailbox | Ontvangst = gestructureerd document via een toegangspunt |
| Creditnota in Word / PDF | Gestructureerde CreditNote, gekoppeld aan de factuur |
| « Wij factureren, de boekhouder ziet wel » | Stabiele gestructureerde export naar de boekhouding |
Buiten scope (B2C, sommige buitenlandse wederpartijen) kan PDF nog passen. Kanaalkeuze: PDF versus gestructureerde factuur.
Peppol-klaar versus PDF-tools
| Capaciteit | PDF-tool (of marketing-« e-factuur ») | Peppol-klare e-facturatiesoftware |
|---|---|---|
| Formaat | Layout, soms eigen XML | EN 16931 in UBL, Peppol BIS Billing-profiel |
| Levering | E-mail, portaal, USB | Gecertificeerd toegangspunt, discovery van de ontvanger |
| Inkomend | Herinvoer, OCR, leveranciers-PDF | Gestructureerde inbox |
| Bewijs | « Ik heb de mail gestuurd » | Netwerk-afleverstatus |
| Archief | Gerenderde PDF | Gestructureerd origineel (+ comfort-PDF) |
Een XML-bestand exporteren en zelf mailen is geen toegangspunt. « PDF met metadata » is geen gestructureerde factuur.
- Peppol-klare software
Een tool die Peppol BIS Billing-documenten maakt, een gecertificeerd toegangspunt gebruikt, en verzenden én ontvangen ondersteunt, niet alleen een PDF-render.
Online versus offline
« Online facturatiesoftware » en een programma op de pc kunnen beide volstaan als het Peppol-pad echt is.
| Modus | Geslaagd als | Mislukt als |
|---|---|---|
| Online (SaaS) | Ingebouwde of benoemde AP, verzenden + ontvangen | De cloud stuurt alleen PDF's |
| Offline / desktop | Koppeling met een gecertificeerde AP (ingebouwd of extern) | 100 % lokaal, zonder Peppol-publicatie |
| Hybride | Lokaal invoeren, uitwisselen via AP | Twee bestanden die elkaar tegenspreken (PDF ≠ XML) |
Offline betekent hier: niet verbonden met Peppol. Een desktop gekoppeld aan een gecertificeerde AP blijft geldig. SaaS zonder AP niet.
Gecertificeerd toegangspunt
- Gecertificeerd toegangspunt
Een Peppol-dienstverlener die bevoegd is deelnemers te verbinden met het netwerk voor discovery en documentuitwisseling onder Peppol-vertrouwens- en conformiteitsregels.
Vraag welke AP gebruikt wordt en of die Peppol-gecertificeerd is. Ingebouwd of white-label: oké. « Wij mailen XML » is geen toegangspunt.
« Gecertificeerde facturatiesoftware » in België mengt vaak twee ideeën:
- Peppol-certificering (toegangspunt): wat telt voor B2B e-facturatie 2026
- Kassa / GKS-homologatie: een ander regime, voor bepaalde detailhandel
Dat is niet hetzelfde bewijs. Zie hieronder: dit is geen kassa.
Prijs: is Peppol gratis?
Peppol is geen publieke licentieheffing voor het ID. U betaalt de software en/of het toegangspunt. Het ID zelf is geen FOD-taks.
| Post | Wat u echt koopt |
|---|---|
| Abonnement tool | Facturatie, gebruikers, archief, export |
| Toegangspunt | Publicatie, verzenden, ontvangen, soms volume |
| Herwerk / herinvoer | Verborgen kost als inbound of export ontbreekt |
Een goedkoper programma dat niet kan ontvangen, crediteren of alleen PDF archiveert, kost meer in herwerk dan een complete Peppol-klare stack. Vergelijk de kost na het proefscript, niet alleen het instaptarief.
Zelfstandigen
Factureert u als zelfstandige, freelancer of eenmansvennootschap met een Belgisch ondernemingsnummer, dan ontslaat de schaal u niet. De verplichting betreft binnenlandse B2B tussen btw-plichtigen, niet het personeelsbestand. Geen ERP nodig: een tool die verzendt, ontvangt en uw identiteit publiceert volstaat.
Pad: zelfstandige en Peppol. Btw-vrijstelling: u moet vaak nog ontvangen. Zie vrijstelling en ontvangst.
Dit is geen kassa (POS)
Kassasoftware registreert toonbankverkoop (ticket, lade, soms GKS). Een facturatieprogramma maakt B2B-facturen, creditnota's, en nu gestructureerde Peppol-documenten.
| Behoefte | Tool |
|---|---|
| Winkel / horeca-ticket | Kassa / POS |
| Belgische B2B-factuur 2026 | Facturatieprogramma + AP |
| Beide (atelier + toonbank) | Twee functies; de kassa vervangt Peppol niet |
Deze pagina vergelijkt geen kassa's. Zocht u « kassa en facturatie », splits eerst: POS, B2B-facturatie, of beide naast elkaar.
Onmisbare criteria
| Criterium | Geslaagd | Mislukt |
|---|---|---|
| Verzenden én ontvangen | Uitgaand + inkomend in één product (of duidelijke AP + inbox) | « Wij sturen Peppol » maar inkomend is e-mail-PDF |
| Gecertificeerd toegangspunt | Benoemde Peppol-gecertificeerde AP (ingebouwd of partner) | Vage « elektronische levering » zonder AP |
| UBL / Peppol BIS Billing | EN 16931 UBL-factuur + CreditNote-profielen | Propriëtaire XML of « PDF met metadata » |
| Deelnemeropzoeking | Kopers-ID checken vóór verzenden | Blind verzenden; fouten pas na transmit |
| Creditnota's | Gestructureerde CreditNote met billing reference | Alleen manuele PDF-creditnota |
| Archief | Gestructureerd origineel met audittrail | Alleen gerenderde PDF bewaard |
| Boekhoudexport | Stabiele export/API (UBL, CSV of gecertificeerde link) | Herinvoer vanaf scherm of verspreide downloads |
Verzenden en ontvangen. Tools die alleen uitgaand werken laten leveranciersfacturen in het verkeerde kanaal. Bevestig een echte inkomende inbox vóór u tekent.
UBL / BIS. Het product moet Peppol BIS Billing-documenten produceren, inclusief CreditNotes met referentie (gestructureerde creditnota's).
Opzoeken. Operators draaien deelnemeropzoeking (0208 + ondernemingsnummer) en zien ontvangstcapaciteit vóór verzenden.
Archief en export. Bewaar de gezaghebbende XML (plus optionele PDF) voor de bewaartermijn (facturen archiveren). Uw accountant haalt dezelfde set op via export, API of portaal.
Voorbeeld Belgische kmo
Atelier Nord BV (schrijnwerkerij, Namen, 4 personen) stuurde pdf's en een spreadsheet naar de boekhouder. In 2026 weigeren drie kmo-klanten e-mail-PDF.
Zij vergelijken:
- Goedkope online PDF-tool: mooi document, geen AP, geen gestructureerd inbound
- Facturatieprogramma met benoemde AP: 0208-opzoeking, kleine factuur, testontvangst, creditnota, UBL-export
Alleen de tweede haalt de checklist. Comfort-PDF wordt gegenereerd uit de UBL. De boekhouder importeert de export zonder herinvoer.
Extra's na de onmisbare criteria
| Extra | Waarom het helpt |
|---|---|
| Valideren vóór verzenden | Vangt EN 16931 / BIS-fouten vroeg |
| IMR / leveringsstatus | Toont acceptatie, afwijzing, in onderzoek |
| Multi-entiteit / multi-btw | Groepen zonder gedeelde Peppol-chaos |
| Rolrechten | Scheidt uitgever, goedkeurder, accountant |
| Fallback voor offline kopers | Duidelijk proces als lookup faalt |
Beslisvolgorde
- Markeer niet-onderhandelbare punten uit de onmisbare tabel
- Shortlist alleen tools die verzenden+ontvangen + gecertificeerde AP + BIS halen
- Draai het proefscript met uw ondernemingsnummerpad
- Betrek uw accountant bij export en archief (accountant Peppol-onboarding)
- Teken wanneer inbound, creditnota's en export bewezen zijn, niet beloofd
Verder lezen
FAQ
Welk facturatieprogramma in België voor 2026?
Eén die gestructureerde facturen verzendt en ontvangt via een Peppol-gecertificeerd toegangspunt, met creditnota's, archief van het origineel en boekhoudexport. Geen logo-ranking.
Is Peppol gratis?
Het ID is geen overheidsheffing. U betaalt de software en/of het toegangspunt. Vergelijk de kost na een echte proef, niet alleen het instaptarief.
Volstaat software die alleen pdf's maakt?
Nee voor Belgische B2B in scope 2026. PDF mag een comfortkopie blijven, gegenereerd uit de gestructureerde data.
Moet e-facturatiesoftware online zijn?
Nee. Online of geïnstalleerd: het Peppol-pad telt (gecertificeerde AP, verzenden en ontvangen). Cloud-alleen-PDF faalt; desktop met AP kan slagen.
Heeft een zelfstandige e-facturatiesoftware nodig?
Ja als u btw-plichtig bent en andere Belgische btw-plichtigen factureert. Rechtsvorm en personeel beslissen dat niet. Geen ERP nodig.
Is kassa- of POS-software hetzelfde als een facturatieprogramma?
Nee. De kassa beheert de toonbank. B2B-facturatie 2026 vereist gestructureerde documenten en een toegangspunt. POS vervangt Peppol niet.
Wat betekent gecertificeerde facturatiesoftware?
Voor e-facturatie: vraag een Peppol-gecertificeerd toegangspunt (of een duidelijke partner). Verwar dat niet met kassa-homologatie.
Verschil tussen facturatieprogramma en e-facturatiesoftware?
Een facturatieprogramma maakt facturen. E-facturatie 2026 eist daarbovenop het gestructureerde formaat en netwerkuitwisseling. Dat kan hetzelfde product zijn als het Peppol-klaar is.