Self-billing software in België: autofacturatie, Peppol en aankoopborderel
Self-billing software België: wanneer de klant de factuur opmaakt, schriftelijke overeenkomst, Peppol-verzending, self-billed creditnota, en hoe aankoopborderel / bordereau d'achat in hetzelfde patroon past.
Bijgewerkt
- België
Self-billing (autofacturatie) betekent dat de klant de factuur opmaakt voor goederen of diensten van de leverancier, op basis van een voorafgaande overeenkomst. Self-billing software in België moet dat documenttype echt ondersteunen (inclusief Peppol), niet alleen een gewone verkoopfactuur met een voetnoot.
Dit is geen standaard Belgische B2B-stroom. De meeste kmo’s stellen zelf hun verkoopfacturen op. Lees verder alleen als uw contract zegt dat de koper de factuur maakt.
Gewone documentrollen: factuur, creditnota en offerte. Mandat: e-facturatieverplichting 2026.
Wat self-billing betekent
Peppol draagt enkel het gestructureerde bestand. De commerciële en btw-opzet moet al duidelijk zijn. Het bestand versturen is niet hetzelfde als de leverancier zijn.
| Vraag | Praktisch antwoord |
|---|---|
| Wie bereidt de factuur voor? | De klant (koper), onder de overeenkomst |
| Wie is de leverancier op de factuur? | Nog steeds de echte leverancier van goederen of diensten |
| Wie is de klant op de factuur? | Nog steeds de koper die de levering ontving |
| Wie mag op Peppol sturen? | Vaak de koper (of diens provider), onder de overeenkomst |
Wissel geen namen om een gewone verkoopfactuur te laten « passen ». Dat breekt btw-bewijs en matching.
- Self-billing (autofacturatie)
Afspraak waarbij de afnemer het factuurdocument opmaakt voor de leverancier. Partijen op de factuur blijven leverancier en afnemer; alleen wie het bestand opstelt (en vaak verstuurt) wisselt.
Eerst de overeenkomst
Belgische praktijk verwacht een schriftelijke self-billingovereenkomst vóór deze facturen circuleren. Stem minstens af op:
| Onderwerp | Waarom |
|---|---|
| Scope goederen of diensten | Geen self-billing van willekeurige aankopen |
| Acceptatie- / betwistingstermijn | Leverancier kan een foute self-bill afwijzen |
| Factuurnummering | Wie de nummerreeks beheert |
| Btw-behandeling | Vermeldingen passen bij de levering |
| Peppol-kanaal | Wie stuurt, welke ID’s, wie het origineel archiveert |
Wat self-billing software moet kunnen
Koperschecklist, geen productranking. Algemene toolkeuze: e-facturatiesoftware kiezen.
| Criterium | Geslaagd | Mislukt |
|---|---|---|
| Documenttype | Self-billed invoice / self-billed creditnota als apart type | Gewone factuur + zin in de voetnoot |
| Partijen | Leverancier = echte leverancier | Koper als leverancier omdat die op Verzenden klikte |
| Peppol | Zelfde netwerkpad als gewone B2B in scope | Alleen PDF naar de leverancier |
| Akkoord / afwijzing | Leverancier kan het document betwisten | Geen pad om een foute self-bill te weigeren |
| Archief | Gestructureerd origineel bij de juiste partij | Alleen een PDF in iemands mailbox |
Als uw tool een documenttypecode vraagt, gebruiken self-billed facturen en self-billed creditnota’s andere codes dan gewone facturen en creditnota’s (vaak genoemd als UNTDID 389 / 261 versus 380 / 381). Kies het type dat uw leverancier documenteert.
Aankoopborderel / bordereau d'achat
In sommige sectoren (handel, landbouw, recyclage, bemiddeling) heet hetzelfde patroon aankoopborderel of bordereau d'achat: de koper stelt een aankoopdocument op dat voor de verkoper als factuur geldt.
| Naam die u hoort | Zelfde kernvraag |
|---|---|
| Self-billing / autofacturatie | Wie maakt het btw-document? |
| Aankoopborderel | Idem, vaak in aankoop- of commoditystromen |
| Bordereau d'achat | Franse naam voor dat borderel |
Behandel het borderel niet als een interne pickinglijst. Als het de factuur is (of vervangt) voor btw:
- Schriftelijke afspraak, scope en betwistingstermijn
- Juiste partijen en wettelijke vermeldingen
- Eigen nummerlogica, geen stille hergebruik van de verkoopreeks van de leverancier
- Voor B2B in scope: gestructureerd document op Peppol, niet alleen een PDF-borderel
- Correctie via self-billed creditnota, niet door het geleverde document te herschrijven (creditnota op Peppol)
Een warehouse-bon of weegbrief alleen is geen self-bill tot partijen hem als factuur erkennen.
Praktische werkwijze
- Onderteken of vernieuw de self-billingovereenkomst; bewaar ze bij de stamgegevens.
- Bevestig beide Peppol-identiteiten en wie zal versturen.
- Houd leverancier- en klantpartijen correct.
- Gebruik het documenttype self-billed factuur, niet een gewone verkoopfactuur.
- Geef de leverancier een pad voor aanvaarding / afwijzing (procesmail of kopersantwoorden als u die gebruikt).
- Corrigeer fouten met een self-billed creditnota.
Veelgemaakte valkuilen
- Geen schriftelijke overeenkomst
- Koper als leverancier omdat die op Verzenden klikte
- Gewoon factuurtype terwijl de stroom « self-billing » of « borderel » heet
- Leverancier zonder manier om een foute self-bill af te wijzen
- Enkel PDF-archief van een gestructureerde self-bill
- Aankoopborderel in Excel zonder btw-zones
FAQ
Wat is self-billing in België?
De klant maakt de factuur op voor de leverancier, onder een voorafgaande overeenkomst. De leverancier blijft de leverancier op het document.
Heb ik speciale self-billing software nodig?
U hebt een tool nodig die het self-billed documenttype, juiste partijen, Peppol (waar verplicht) en een betwistingspad ondersteunt. Een voetnoot op een gewone factuur volstaat niet.
Is een aankoopborderel hetzelfde als self-billing?
Vaak wel in de kern: de koper stelt het aankoopdocument op dat als factuur geldt. Dezelfde overeenkomst, partijen en (voor B2B in scope) Peppol-eisen gelden. Een interne magazijnbon is dat niet.
Wat is een bordereau d'achat?
De Franse naam voor dat aankoopborderel. Beoordeel of het de btw-factuur is, niet alleen de etiketnaam.
Wie stuurt de self-bill op Peppol?
Vaak de koper of diens toegangspunt, onder de overeenkomst. De participant-ID moet bij de juridische partijen passen.
Hoe corrigeer ik een foute self-bill?
Met een self-billed creditnota die naar het origineel verwijst, niet door een geleverd document te bewerken.
Valt self-billing onder de verplichting 2026?
Als de stroom B2B in scope is, hebt u nog altijd een geldig gestructureerd document nodig wanneer Peppol het kanaal is. Self-billing is geen PDF-ontsnapping.
Moet de leverancier de self-bill kunnen weigeren?
Ja. Zonder acceptatie- of betwistingstermijn is het geen gecontroleerde autofacturatie.