Peppol IMR-factuurantwoorden (Invoice Message Response)
IMR laat kopers gestructureerde acceptatie-, afwijzings- of geschilantwoorden via Peppol sturen. Leer hoe zakelijke factuurantwoorden verschillen van e-mailreacties en technische ontvangstbevestigingen.
Bijgewerkt
Zakelijke feedback op een gestructureerde factuur
Stuurt een leverancier een Peppol-factuur, dan moet de koper vaak meer zeggen dan « we hebben uw PDF ontvangen ». Accepteert de boekhouding voor betaling? Is er geschil over hoeveelheden of prijzen? Nog intern in behandeling?
Invoice Message Responses (IMR) vullen die behoefte in. IMR is het Peppol-documenttype (technisch een UBL ApplicationResponse volgens Peppol BIS Invoice Response) met een zakelijk statussignaal over een factuur die al via het netwerk is uitgewisseld. Pan-Europees Peppol-concept, bedoeld voor grensoverschrijdend gebruik.
IMR vervangt geen boeking, betalingsgoedkeuring of creditnota. Het is het gestandaardiseerde signaal dat een ontvangen Peppol-factuur is geaccepteerd, afgewezen, in bevraging is of in een andere gedefinieerde zakelijke toestand staat.
IMR is geen e-mailantwoord
E-mailantwoorden schieten tekort bij gestructureerde e-facturatie. Threads koppelen zelden machineleesbaar aan het Peppol-document of factuurnummer. Formuleringen als « ziet er goed uit, we betalen volgende maand » zijn voor mensen duidelijk maar nutteloos voor automatisering. Peppol registreert levering en zakelijke antwoorden via toegangspunten ; e-mail heeft geen federatief equivalent, en mails belanden soms bij contactpersonen die niet het ontvangende systeem zijn.
IMR gaat via Peppol, referereert expliciet naar de oorspronkelijke factuur en gebruikt gecodeerde statussen uit Peppol BIS Invoice Response. Uw software of toegangspunt kan het antwoord naast de factuur tonen, de leverancier informeren en een audittrail bewaren zonder vrije tekst uit e-mails te parseren.
IMR versus technische leveringsbevestigingen
Peppol kent ook antwoorden op berichtniveau (MLR in sommige interfaces) voor syntactische validiteit en levering. Signalen op transportlaag.
IMR drukt commerciële verwerkingsintentie uit: geaccepteerd, afgewezen met reden, onder bevraging, enz. Verwarring leidt tot zakelijke acceptatie die in werkelijkheid alleen netwerk levering was.
Hoe IMR over Peppol reist
- De koper kiest een zakelijke status voor een ontvangen factuur.
- Systeem of toegangspunt bouwt ApplicationResponse-XML met referentie.
- Het antwoord reist via toegangspunten naar de leverancier.
- De leverancier ontvangt een gestructureerd antwoord gekoppeld aan de uitgaande factuur.
Als gefederaliseerd Europees netwerk kunnen koper en leverancier verschillende providers hebben. IMR werkt wanneer beide Invoice Response ondersteunen (Peppol BIS Billing Invoice Response 3.x).
Categorieën respons codes
Peppol definieert tweeletterige codes gekoppeld aan zakelijke categorieën. Juridisch effect kan variëren ; categorieën zijn netwerkbreed gestandaardiseerd.
| Categorie | Typische betekenis |
|---|---|
| Geaccepteerd | Erkend voor verdere verwerking of betaling zonder bezwaar op dit moment. |
| Afgewezen | Niet geaccepteerd ; niet zoals ingediend betalen. Gestructureerde reden verwacht. |
| Voorwaardelijk geaccepteerd | Alleen onder genoemde voorwaarden. |
| Onder bevraging | Geen definitieve beslissing ; vragen of interne review. |
| Geaccepteerd met fouten | Verwerking ondanks bekende afwijkingen. |
| In behandeling | Nog beoordeeld ; geen definitieve beslissing. |
| Betaald | Optionele status na betaling (support varieert). |
Codes zoals AP, RE, CA, UQ, AB en IP horen bij Peppol BIS 3.0. Beschouw de categorie als stabiel concept.
Verzin geen betekenissen buiten gepubliceerde Peppol-lijsten. Raadpleeg toegangspunt of OpenPeppol Invoice Response bij onbekende codes.
Statusredenen
Voor afgewezen, voorwaardelijk geaccepteerd of onder bevraging verwacht Peppol een statusredencode uit OPStatusReason, plus optionele vrije tekst. Redencodes groeperen typische problemen : incorrecte referenties, prijzen, hoeveelheden, leveringsproblemen, onbekende ontvanger en vergelijkbare categorieën uit de specificatie.
Zo kan een afwijzing wegens « incorrecte hoeveelheden » een andere workflow starten dan « incorrecte betalingsvoorwaarden », ook al zijn beide afwijzingen op responscodeniveau. Leveranciers kunnen geschillen zo sneller naar de juiste afdeling sturen.
Wie stuurt IMR, en wanneer?
Kopers sturen uitgaande IMR na ontvangst ; leveranciers ontvangen inkomende IMR op verzonden facturen en volgen de historiek in de Peppol-outbox. Timing is een proceskeuze : sommige organisaties sturen geaccepteerd zodra validatie slaagt, anderen wachten op interne goedkeuring. Onder bevraging of afgewezen hoort zo vroeg mogelijk verstuurd te worden.
De Belgische B2B-verplichting richt zich op Peppol-facturen verzenden en ontvangen. IMR is niet voor elke kmo wettelijk verplicht, maar wordt belangrijk wanneer grote klanten geautomatiseerde acceptatiesignalen verwachten, u minder e-mailachtervolging over factuurstatus wilt, of een audittrail nodig hebt los van informele correspondentie. Ondersteuning verbetert interoperabiliteit met kopers in België en andere Peppol-landen.
- IMR (Invoice Message Response)
Peppol ApplicationResponse-document met gestandaardiseerde zakelijke status (geaccepteerd, afgewezen, onder bevraging, enz.) over een uitgewisselde factuur.
Praktische checklist
- Bevestig Invoice Response verzenden en ontvangen.
- Onderscheid netwerklevering en zakelijke acceptatie.
- Gebruik redencodes en duidelijke verantwoordelijkheid bij afwijzing en bevraging.