Koper aanvaard, geweigerd of nog in behandeling: wat nu

Afgeleverd is niet hetzelfde als aanvaard

De afleverstatus beantwoordt één vraag: is de gestructureerde factuur bij het Access Point van de koper geraakt? Een latere koperreactie beantwoordt een andere: zullen ze deze factuur zoals ingediend verwerken of betalen?

De Belgische B2B-plicht draait om het versturen en ontvangen van gestructureerde facturen. Koperantwoorden komen vaak voor bij grote klanten en geautomatiseerde AP, maar niet elk kmo-paar gebruikt ze altijd. Ziet u er een, behandel die als operationeel signaal, niet als betaalbewijs.

Een antwoord vervangt ook geen boeking, bankbetaling of creditnota.

Aanvaard: wat u nu doet

Betekenis: de koper heeft de factuur vrijgegeven voor verdere crediteurenverwerking. Ze betwisten het document niet zoals ingediend.

Uw volgende stappen (leverancier):

1. Houd de factuur in de normale debiteurenopvolging volgens de vervaldag.
2. Start geen correctieworkflow.
3. Wacht nog op de echte betaling; «aanvaard» is niet «betaald».

Stuurt u dit status als koper, stuur het pas wanneer uw proces de factuur echt vrijgeeft, niet zodra de XML binnenkomt.

Geweigerd: wat u nu doet

Betekenis: de koper zal deze factuur niet betalen zoals ingediend. Er is een commercieel of dataprobleem (prijs, hoeveelheid, referentie, levering, btw, verkeerde entiteit).

Uw volgende stappen (leverancier):

1. Stop met wachten op betaling voor dat openstaande bedrag alsof er niets gebeurde.
2. Lees de redentekst in uw tool. Bel of mail de koper alleen om te verduidelijken, niet om hetzelfde bestand «erdoor te duwen».
3. Los de oorzaak op en corrigeer gecontroleerd: meestal een creditnota en zo nodig een nieuwe factuur. Volledig stappenplan: afgewezen Peppol-factuur herstellen.

Stuur niet hetzelfde factuurnummer opnieuw in de hoop dat de weigering verdwijnt. Dat geeft duplicaten en nummeringsproblemen.

Nog in behandeling: wat u nu doet

Betekenis: de koper heeft de factuur en bekijkt die nog. Nog geen definitief ja of nee. Verwante labels in sommige tools: «onder vraag» of «voorwaardelijk aanvaard»: er lopen nog vragen of voorwaarden vóór een schone aanvaarding.

Uw volgende stappen (leverancier):

1. Behandel dit niet als aanvaarding.
2. Beantwoord vragen dezelfde of de volgende werkdag (bestelnummer, leveringsbon, regelmismatch).
3. Vermijd agressieve betalingsherinneringen tot de status naar aanvaard of geweigerd gaat.
4. Let op een latere aanvaarding of weigering; die beslissing wijzigt uw debiteurenactie.

Als u de koper bent

1. Controleer en match de factuur eerst, stuur daarna een antwoord.
2. Weiger of stel vragen vroeg, zodat de leverancier geen betaling veronderstelt.
3. Aanvaard alleen wanneer uw AP-proces het document echt vrijgeeft.

Veelgemaakte fouten

• «Afgeleverd» vieren alsof de klant de betaling al goedkeurde.
• Een weigering negeren en cash najagen op het oorspronkelijke bedrag.
• Een weigering alleen per informele e-mail «oplossen» terwijl de gestructureerde factuur aan beide kanten fout blijft.
• Elke inkomende factuur automatisch aanvaarden bij ontvangst (netwerkaankomst verwarren met zakelijke goedkeuring).

Koperfactuurantwoord

Gestructureerd Peppol-bericht van de koper dat aangeeft of een afgeleverde factuur is aanvaard, geweigerd, of nog in behandeling is.

FAQ

Wat is een Peppol-IMR?

Een gestructureerd koperantwoord: aanvaard, geweigerd of nog in behandeling. Uw tool toont het meestal als status naast de factuur.

Is geleverd hetzelfde als aanvaard?

Nee. Geleverd betekent dat het toegangspunt het bestand ontving. Aanvaard betekent dat de koper het behandelt zoals verzonden.

Betekent aanvaard dat er betaald is?

Nee. Het is een operationeel signaal, geen betalingsbewijs.

Wat doe ik na een weigering?

Jaag het oorspronkelijke bedrag niet na. Crediteer en stuur een gecorrigeerde factuur. Alleen e-mail laat het gestructureerde bestand fout.

Moet elk kmo-paar IMR gebruiken?

Nee. Grotere klanten en geautomatiseerde AP gebruiken het vaker. Als u er een ziet, behandel het als signaal.

Verder lezen

• Peppol-afleverstatus
• Afgewezen Peppol-factuur herstellen
• Creditnota op Peppol