Veelvoorkomende Peppol-validatiefouten en herstelvolgorde
Wat Belgische kmo's zien als Peppol-validatie faalt, en de volgorde om btw-totalen, kopernummers en ontbrekende velden vóór verzenden te herstellen.
Bijgewerkt
Uw software zei nee vóór de klant het zag
Validatie betekent dat uw facturatietool of toegangspunt de factuur weigert vóór Peppol-levering. Het bestand faalt op de regels voor de gestructureerde factuur. Dat is niet de klant die zegt « we betalen niet », en het is geen probleem van afleverstatus.
Herstel eerst validatie. Gebruik geen wettelijk factuurnummer op een document dat u al als ongeldig kent. Na een mislukte verzending of een latere klantreactie: Afgewezen Peppol-factuur herstellen.
Symptomen die u herkent
| Wat u ziet | Waarschijnlijke oorzaak |
|---|---|
| « Btw-totaal komt niet overeen met de regels » | Regel-btw en document-btw anders berekend |
| « Kopernummer fout » / klant niet te vinden op Peppol | Ondernemingsnummer of schema onjuist |
| « Factuurnummer / datum / valuta ontbreekt » | Verplichte kopvelden leeg |
| « Regelomschrijving leeg » of « eenheid niet toegelaten » | Onvolledige regel |
| « Btw-tarief past niet bij de categorie » | Verkeerde btw-code op een regel (normaal, vrijstelling, medeaansprakelijkheid, vrijstellingsregeling) |
| « Te betalen bedrag klopt niet » | Kortingen, toeslagen of btw niet meegenomen in het totaal |
De meeste « bijna klaar »-facturen falen op btw-rekenwerk of identiteit van de koper.
Herstel in deze volgorde
Latere fouten verdwijnen vaak als eerdere zijn opgelost. Werk van boven naar beneden:
- Identiteit koper en verkoper - Juiste rechtsnamen. In België gebruikt Peppol-adressering schema 0208 en het tiencijferige ondernemingsnummer (KBO/BCE). Zet geen btw-nummer (
BE0…) waar het Peppol-ID0208+ ondernemingsnummer verwacht. Bewaar voorloopnullen. Check moeder vs dochter. Bevestig de koper via deelnemeropzoeking. - Factuurbasis - Nummer, uitgiftedatum, valuta (meestal
EURbinnenlands). - Regels - Omschrijving, hoeveelheid, eenheid, nettobedrag op elke regel.
- Btw per regel - Categorie en tarief in lijn met uw Belgische btw-behandeling; zie wettelijke vermeldingen.
- Totalen - Herstel btw-mapping in het product en genereer totalen opnieuw. Bewerk geen enkel totaalveld apart.
- Referenties die de koper verwacht - Bestelnummer als zij dat eisen.
- Validatiefout
Een weigering vóór levering: de gestructureerde factuur faalde op de regels, dus Peppol behandelde ze nooit als geleverd zakelijk document.
Snelle checklist vóór verzenden
- Namen en adressen verkoper en koper
- Uw btw- / ondernemings-ID's voor het scenario
- Factuurnummer en datum
- Minstens één volledige regel
- Btw-uitsplitsing die bij de regels past
- IBAN of gestructureerde mededeling als u die op de factuur zet
Daarna: open het volledige foutrapport → herstel in de volgorde hierboven → valideer opnieuw tot schoon → stuur pas dan (eerste Peppol-factuur). Veldbetekenis: EN 16931 / UBL.